Cómo organizar el día a día del centro veterinario con Onenote

¿Te cuesta dormir por las noches por el estrés diario en la clínica? Existen herramientas digitales gratuitas que te permiten llevar un registro de tus tareas pendientes para descargar a tu cerebro de esa función. Onenote es una de ellas.

Apuntar las tareas pendientes te ayuda a reducir la carga a la que se ve obligado tu cerebro continuamente para recordarlo todo una y otra vez.

No apuntarlas, por el contrario, te conduce a una situación de estrés que hace que, cuando estás en la cama, te las repita una y otra vez impidiendo que descanses lo suficiente como para llevar a cabo tu trabajo al día siguiente con frescura. Es el mal uso que se hace del cerebro lo que conduce a esa situación, que termina afectando a tu vida personal.

Para tu tranquilidad, existe una herramienta de Microsoft llamada Onenote que te permite tener tu mundo organizado y que está disponible como versión gratuita por tiempo ilimitado. Esta herramienta viene incluida al crear una cuenta de Outlook, que también es gratis. También existen versiones de pago, pero para el día a día suele ser suficiente con la versión gratuita que ofrece Microsoft.

Desafíos al registrar las tareas

Normalmente el día a día en veterinaria tiene una serie de tareas comunes:

• Cuestiones que hay que tratar con clientes mediante llamada, email o WhatsApp
• Pacientes hospitalizados y tratamientos en curso
• Casos clínicos que hay que estudiar
• Gestión de compras
• Pagos y transferencias
• Gestión de turnos
• Temas para tratar con el equipo
• Ideas para mejorar la gestión

Todas estas tareas y muchas más que hay en el día a día, incluidas las personales, ocupan el cerebro si no utilizamos un sitio donde descargarlo/apuntarlo todo para que no se nos olvide.

Utilizar una pizarra puede parecer una solución, pero ¿y si está en la clínica y quiero verla desde otro sitio? Me agobio y mi cerebro automáticamente empieza a pensar qué había apuntado en la pizarra.

Si lo apunto en una libreta de papel, ¿cómo localizo algo? Al final debo invertir un montón de tiempo en ir página por página buscando esa tarea y, cuando no lo encuentro, el cerebro automáticamente se pone a trabajar para recordar dónde pude apuntarla o qué era. ¿Y si pierdo la libreta?

El cerebro se tensiona al tener que buscar todas las tareas en su memoria.

¿Y si no apunto nada? El cerebro explota al tener que repetir continuamente lo mismo una y otra vez, durante todo el día y la noche: que no se me olvide, le tengo que decir, tengo que pagar el recibo, etc. y así hasta el infinito.

Utilizar una herramienta digital como Microsoft Onenote evita que el cerebro trabaje de más. Con ello, reduciremos el cansancio mental de oír al cerebro una y otra vez repetirnos que no se nos olvide que hay que llamar al dueño de Pupi para la cita, para las vacunas, etc.

Estas tareas laborales se suman a las personales como hacer la compra, etc. Sí, has oído bien: comprar la leche de casa es una tarea que también suma porque para el cerebro las tareas son tareas que debe recordar, ya sean profesionales o personales. Todas ocupan un espacio, sin distinción.

Y tampoco hace falta que seas el propietario de la clínica para usar herramientas digitales en tu día a día, o a nivel personal. Son útiles para todo el mundo.

Cómo usar Onenote en el centro veterinario

Onenote permite crear múltiples secciones y, dentro de cada sección, crear infinidad de páginas. Por ello, la potencia de almacenar es muchísimo mayor que si usamos una pizarra o una libreta, por grandes que sean.

Por ejemplo, puedes tener una sección de citas y, dentro de ella, una página con las citas de cada día; y, dentro de cada página, los pacientes que vas a atender o que has atendido.

Puedes crear otra sección de compras para que tu equipo la rellene conforme sea necesario, y así luego hacer la compra de materiales o productos es mucho más rápido y unificado.

Puedes tener una sección de proveedores y dentro una página por cada proveedor, con sus ofertas. Incluso puedes almacenar sus catálogos o listas de precios en PDF porque Onenote te permite almacenar ficheros, imágenes y vídeos.

Además, permite buscar por todas las secciones y páginas desde un solo sitio. Un campo de búsqueda donde tú puedes poner una palabra clave y Onenote te muestra todas las páginas donde aparece. Por tanto, localizar algo es superfácil. Esto es totalmente inviable con cualquier tipo de registro en un soporte físico.

Con herramientas digitales como esta también es posible compartir páginas con tu equipo para que algo pendiente quede unificado en un solo sitio, como las tareas, las compras pendientes, los tratamientos, etc. Para ello tu equipo debe tener creada una cuenta gratuita como la tuya.

Puedes incluso escribir a mano con un lápiz digital si tu dispositivo, ya sea portátil, tableta o móvil lo permite. [...]