Gestión de stocks: una tarea no tan imposible

Es recomendable analizar qué parte de la organización de la clínica está fallando en cuanto a la gestión del almacén. Una vez detectados los errores hay que encontrar el sistema que mejor se adapte a cada clínica y a cada equipo, e implementarlo poco a poco.

Almacenes, control de stocks, inventarios. Todos conocemos estas palabras pero, si las buscamos en las clínicas veterinarias actualmente, comprobaremos que existen en muy pocas, ya que a la hora de implantarlas suponen siempre un dolor de cabeza, bien por falta de tiempo o de motivación para ponerlas en marcha.

El trato al cliente, realizar un buen diagnóstico y la efectividad de los tratamientos son algunos de los pilares de una clínica veterinaria. Pero, detrás de todo eso, debe haber un buen control de las compras y de las ventas puesto que de ello depende el correcto funcionamiento de la clínica y el servicio al cliente. No podemos quedarnos sin anestésicos para una cirugía o sin los reactivos para realizar una analítica, por ejemplo.

Un correcto control del stock de la clínica nos permite:

• Detectar los productos con fecha de caducidad próxima para darles salida lo antes posible.
• Realizar pedidos antes de quedarnos sin stock, lo que nos permitirá dar un buen servicio al cliente, ya que siempre tendremos producto para realizar las pruebas que sean necesarias o administrar los tratamientos oportunos.
• Aumentar las ventas. Si tengo el producto puedo venderlo. Si se acaba, no.
• Anticiparnos a posibles roturas de stock de nuestros proveedores, tan comunes últimamente.
• Controlar la estacionalidad de determinados productos, como los antiparasitarios, y comprar con antelación a la demanda.
• Ahorrar en los costes de las compras: si sabemos lo que tenemos no compramos de más.
  Las claves para la mejora de los almacenes se describen a continuación.

Definir un espacio

Cada clínica es un mundo y no todos tenemos disponible una habitación entera para hacer un almacén. Dentro de las posibilidades de cada clínica, define lo que será el almacén: una estantería, un armario o unas cajoneras. Da igual. Pero que el producto esté siempre en el mismo sitio. De esta manera, todo el equipo sabrá que está ahí y siempre irán a buscarlo a su lugar. Así nos evitamos tener varios envases de producto abiertos y a la hora de realizar los pedidos sabremos que, si no está en su espacio, es que no hay.

Dividir los productos por categorías

Una ayuda para tener los productos siempre en el mismo sitio es dividirlos por categorías. Si establecemos un sistema con estanterías en el almacén podemos destinar una balda a los antibióticos, otra a los antiinflamatorios, etc. De esta manera, será más fácil localizar visualmente un producto para vender, realizar inventarios o colocar pedidos. Otra forma de mejorar el sistema es colocar carteles en el frente de las estanterías o cajoneras, o incluso colocar cinta de colores para definir el espacio.

Establecer un stock mínimo y un stock óptimo para cada producto

Para ello debemos tener dos conceptos claros:

• Stock mínimo: menor cantidad de producto que podemos tener para no quedarnos nunca sin él. Es decir, la cantidad de producto que vamos a gastar entre que hagamos el pedido y el momento en el que llegue.
• Stock óptimo: cuanto producto usamos entre la realización de un pedido y el siguiente.

Una vez establecidos, realizaremos el pedido de un producto cuando este llegue al stock mínimo y tendremos que pedir la cantidad que nos falte hasta llegar al stock óptimo.

En determinados productos estos stocks variarán a lo largo del año. Es el caso de los antiparasitarios, que se suelen administrar más en primavera que en otoño.

Controlar las entradas y las salidas

Para realizar bien los pedidos debemos saber qué hay en el almacén. Lo ideal es establecer un sistema de control de entradas y salidas, el que mejor se adapte a tu clínica: un cuaderno en el almacén, una lista en el ordenador de recepción, o una tarjeta al lado del producto que tengan que dejar en una cesta que haya en el almacén. Ten en cuenta que cuanto más sencillo sea este sistema menos probabilidades tendremos de que falle ya que, en la mayoría de los casos, estos fallos se producen porque el equipo va a la carrera y no tienen tiempo de apuntar.

Establecer un responsable de las compras

Si los pedidos los realiza siempre la misma persona, minimizamos la posibilidad de que se dupliquen pedidos, evitando la acumulación innecesaria de productos. Esto también nos ayuda en los casos en los que haya encargos, roturas de producto o envíos erróneos del proveedor. Tener un responsable nos agilizará estas gestiones.

Realizar inventarios

Es una de las partes más pesadas de la gestión pero, a su vez, una herramienta muy útil para saber qué tenemos en el almacén. Nos permitirá detectar productos a punto de caducar, verificar que los datos que tenemos en el sistema son correctos para realizar bien los pedidos y comprobar si el sistema de control de entradas y salidas está funcionando correctamente.

Apóyate en tu software de gestión

La mayoría de los programas tienen herramientas para establecer stocks mínimos y óptimos, para realizar inventarios y para ver qué cantidades de un determinado producto hemos comprado o vendido en un periodo determinado.

Muchos de ellos, además, permiten implementar un sistema de control de mínimos. De esta manera, cuando un determinado producto llegue al stock mínimo, avisan para realizar el pedido.

El programa de gestión también puede ayudar a la hora de organizar los productos del almacén por categorías. Si has registrado una familia de productos en el sistema como “Inyectables” y en el almacén todos esos productos están juntos, será más fácil realizar un inventario y registrarlo en el programa.

En la mayoría de los casos, algunos de estos puntos ya los estaréis utilizando, por lo que tendréis que analizar qué parte de la organización de la clínica está fallando: no se apuntan los productos que se han acabado, se me caduca demasiado producto o hay cuatro botes abiertos a la vez. Una vez detectados los errores hay que encontrar el sistema que mejor se adapte a cada clínica y cada equipo y poco a poco ir implementándolo. De esta manera, veréis como se van reduciendo los problemas y mejorando las compras.